Giám sát hoạt động tài chính (Phần 1)

Việc đánh giá hoạt động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số về tài chính là một việc cần phải thực hiện đều đặn. kienthucdoanhnhan.vn giới thiệu đến bạn kỹ năng sử dụng một số các tỷ số giúp bạn hiệu quả hơn trong hoạt động giám sát tài chính cho doanh nghiệp của bạn.    Có rất nhiều cách để bạn có thể giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp của bạn bằng cách sử dụng các dữ liệu có sẵn. Với việc sử dụng các tỷ số tài chính, bạn có thể đánh giá doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả ở đâu và đánh giá những ảnh hưởng khi có sự thay đổi ở một hoạt động này đến các hoạt động khác. Giám sát chặt chẽ số liệu sẽ cho phép bạn tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu lãng phí và điều này sẽ có ích cho doanh nghiệp của bạn trong dài hạn.    Bản hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu cách làm thế nào để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng các tỷ số tài chính thông thường. Nó cũng sẽ giúp bạn theo dõi lợi nhuận, dòng tiền và các yếu tố phi tài chính (như tốc độ thay thế nhân viên  và sự hài lòng của khách hàng). Các loại tỷ số tài chính    Một tỷ số có chứa một hoặc nhiều số liệu tài chính được là một “tỷ số tài chính”. Bạn có thể sử dụng các tỷ số để đơn giản hóa các dữ liệu tài chính và phi tài chính nhằm mục đích giám sát và cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn. Các tỷ số tài chính quan trọng    Bảng dưới đây cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn của các tỷ số tài chính, ý nghĩa và cách tính toán các tỷ số này. Chỉ số Ý nghĩa Phương pháp tính toán Hệ số biên lợi nhuận gộp Tỷ lệ % giữa lợi nhuận gộp và doanh thu bán hàng (lợi nhuận gộp x 100) ÷ doanh thu Hệ số biên lợi nhuận ròng Tỷ lệ % giữa lợi nhuận ròng và doanh thu (lợi nhuận ròng trước thuế x100) ÷ doanh thu Tỷ số giữa chi phí nguyên vật liệu và doanh thu bán hàng Tỷ lệ % doanh thu dùng để chi trả cho chi phí nguyên vật liệu (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x 100) ÷ doanh thu Tỷ số giữa chi phí lao động và doanh thu bán hàng Tỷ lệ % doanh thu dùng dể chi trả cho chi phí lao động (Chi phí nhân công trực tiếp x100) ÷ doanh thu Tỷ số giữa chi phí sản xuất chung và doanh thu bán hàng Tỷ lệ % doanh thu dùng để chi trả cho chi phí sản xuất chung (Chi phí sản xuất chung x100) ÷ doanh thu Vòng quay hàng tồn kho Cho biết số lần mà hàng tồn kho luân chuyển trong kì Giá vốn hàng bán ÷ (0.5 x (hàng tồn kho cuối kì + hàng tồn kho đầu kì )) Vòng quay khoản phải thu Cho biết thời gian thu hồi nợ (Số nợ x số ngày nợ) ÷ doanh thu Vốn lưu động Phản ánh tính thanh khoản của doanh nghiệp Tài sản hiện hành ÷ Nợ hiện hành Khả năng thanh khoản (hay còn gọi là tỉ lệ tài sản dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt) Cho biết khả năng trả nợ của doanh nghiệp Tài sản hiện hành (đã trừ đi giá trị hàng tồn kho) ÷ Nợ hiện hành   Sử dụng các tỷ số trong doanh nghiệp    Tỷ số cho biết quan hệ giữa 1 số đối với 1 số khác. Trong phân tích tài chính, các tỷ số này có thể được biểu diễn dưới dạng tỷ số (theo giá trị tuyệt đối hoặc hoặc tỷ lệ phần trăm) tùy thuộc vào cách tiếp cận của bạn.    Để thể hiện ý nghĩa của tỷ số một cách rõ ràng, chỉ số tài chính cần phải được so sánh với một số chỉ tiêu như: Xu hướng của các kết quả  trong năm qua hay khoảng thời gian nào đó (tức là phân tích xu hướng) Các kết quả của các đối thủ cạnh tranh khác (nếu có sẵn) Tiêu chuẩn của ngành hoặc các tiêu chuẩn kinh doanh nói chung Các kết quả đã được dự toán Ảnh hưởng của các điều kiện kinh tế Các chỉ số tài chính thường được sử dụng    Quyết định đầu tiên của bạn sẽ là sử dụng các chỉ tiêu tài chính nào. Danh mục các chỉ số tài chính được sử dụng phổ biến là : Lợi nhuận - lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng là hai chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả kinh doanh và khả năng thành công Dòng tiền và tính thanh khoản – các chỉ số này cho phép bạn để đánh giá số lượng vốn lưu động bạn có trong doanh nghiệp và tính toán khả năng trả nợ của doanh nghiệp trong ngắn hạn và trung hạn Rủi ro và lợi tức - sử dụng chúng để đánh giá mức độ thành công trong các khoản đầu tư của doanh nghiệp và những ảnh hưởng có thể có nếu đầu tư nhiều hơn vào một mảng cụ thể nào đó mà doanh nghiệp đang thực hiện Vòng quay hàng tồn kho và doanh thu bán hàng - xác định việc dư thừa hay thiếu hụt  trong sản xuất hoặc trong các chiến lược tiếp thị. Tỷ số phi tài chính    Tỷ số phi tài chính cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì chúng có thể làm nổi bật những vấn đề mà có thể không được hiển thị trên bảng cân đối kế toán. Tốc độ thay thế nhân viên và sự hài lòng của khách hàng là những ví dụ về các yếu tố phi tài chính mà bạn có thể cần xem xét. Cần sự giúp đỡ khi gặp các vấn đề về tỷ số tài chính Cố vấn tài chính có thể đề xuất các tỷ số phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn và cho bạn thấy làm thế nào để thực hiện các báo cáo nhằm tính toán và theo dõi các tỷ số này. Khi bắt tay vào việc phân tích các số liệu từ các chỉ tiêu tài chính tại doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng chúng để chấm điểm cho chính doanh nghiệp mình. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá năng suất công việc bằng cách so sánh hiệu suất của bạn với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Hiệp hội các doanh nghiệp và ngành nghề thường xuyên thu thập các dữ liệu tài chính và công bố chúng rộng rãi trên các mạng thông tin trực tuyến. Đo lường lợi nhuận    Có 2 loại lợi nhuận biên mà bạn có thể tính toán cho doanh nghiệp của bạn, đó là Hệ số biên lợi nhuận gộp và hệ số biên lợi nhuận ròng. Hệ số biên lợi nhuận gộp    Hệ số biên lợi nhuận gộp là tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu bán hàng còn lại sau khi trừ đi chi phí sản xuất của hàng hoá bán ra so với tổng doanh thu. Nó đo lường tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng còn lại để trả chi phí chung và phần lợi nhuận.    Hệ số biên lợi nhuận gộp của một doanh nghiệp sản xuất chỉ ra sự khác biệt giữa giá trị hàng hóa bán cho khách hàng (bán hàng) và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và các chi phí chung nhà máy phát sinh trong quá trình sản xuất hàng hoá (giá vốn hàng bán). Ví dụ, nếu chi phí sản xuất là $200.000 và doanh số bán hàng của bạn là $700.000, bạn sẽ tính toán biên lợi nhuận gộp của bạn như sau:    Hệ số biên lợi nhuận gộp = (Lợi nhuận gộp x 100) ÷ bán hàng = ($ 200.000 x 100) ÷ $ 700.000 = 28,6%    Trong trường hợp này, cho mỗi $ 1 doanh thu bán hàng, doanh nghiệp của bạn làm ra 28,6 cent tổng lợi nhuận để trang trải các chi phí chung và phần còn lại là lợi nhuận. Hệ số biên lợi nhuận ròng    Hệ số biên lợi nhuận ròng cho biết bao nhiêu tiền còn lại sau khi trừ các chi phí trực tiếp và chi phí chung từ lợi nhuận gộp. Tỷ lệ này là tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng còn lại sau khi trừ đi các chi phí bán hàng và tất cả các chi phí khác, trừ thuế. Thông tin này sẽ giúp bạn so sánh lợi tức của doanh nghiệp của bạn trên doanh thu bán hàng với hiệu suất của các doanh nghiệp khác cùng ngành. Sử dụng ví dụ trên, nếu các chi phí chung của doanh nghiệp bạn là $ 140.000:    Hệ số biên lợi nhuận ròng = (Lợi nhuận trước thuế x 100) ÷ doanh thu = [($ 200,000 - $ 140,000) x 100] ÷ $ 700.000 = ($ 60,000 x 100) ÷ $ 700.000 = 8,6%    Điều này có nghĩa là với mỗi $ 1 bán hàng, các doanh nghiệp đang tạo ra lợi nhuận ròng là 8,6 cent. Sử dụng dữ liệu hệ số biên lợi nhuận    Bạn có thể so sánh hệ số biên lợi nhuận góp và hệ số biên lợi nhuận ròng của bạn với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Bằng cách này bạn có thể giải quyết những vấn đề còn tồn đọng trong doanh nghiệp, cần phải nâng cao hiệu quả nhằm bắt kịp với các đối thủ cạnh tranh, và xu hướng lợi nhuận điểm sẽ chỉ ra cho bạn những chỗ mà các doanh nghiệp khác đang cố bắt kịp.    Bạn nên nhớ rằng, dù bức tranh tổng thể về tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp của bạn rất hữu ích nhưng việc quan trọng hơn nhiều là cần kiểm tra mức biên lợi nhuận của các sản phẩm cụ thể mà bạn đang có. Bằng cách này, bạn có thể đánh giá liệu có nên ngừng sản xuất một số mặt hàng nào đó mà không có lợi nhuận hay là tập trung sản xuất và tiếp thị để nâng cao lợi nhuận của một sản phẩm nhất định. Đo lường các yếu tố quyết định lợi nhuận    Theo dõi các yếu tố quyết định lợi nhuận của bạn và thường xuyên đo lường tác động của chúng sẽ giúp bạn đánh giá sự thành công trong chiến lược của bạn. Có rất nhiều cách tính toán mà bạn có thể sử dụng để đo lường các yếu tố quyết định lợi nhuận như: Tỷ lệ thu nhập trong doanh thu – để đo lường xem doanh nghiệp đang chịu mức chi phí sản xuất ở mức nào. Tỷ số giữa những ngày nghỉ ốm và tổng số ngày được trả lương – để đo lường tinh thần cũng như mức độ an toàn của nhân viên Tỷ lệ sản phẩm lỗi (tức là sản phẩm bị loại) – để đo lường chất lượng sản xuất. Tỷ lệ thu nhập trong doanh thu    Tỷ lệ thu nhập trong doanh thu cho biết mức lợi nhuận so với doanh thu bán hàng để từ đó đảm bảo rằng bạn không chi tiêu nhiều hơn những gì bạn làm ra.    Tỷ lệ thu nhập trong doanh thu = (lợi nhuận ròng ÷ tổng doanh thu) x 100 Ví dụ về tỷ lệ thu nhập và doanh thu    Ví dụ, bạn có thể sử dụng tỷ lệ này (biểu diễn dưới dạng tỷ lệ phần trăm) để đo lường xem doanh nghiệp đang chịu mức chi phí sản xuất ở mức nào. Bạn có thể đặt cho mình một mục tiêu để đạt được cao hơn con số 18%    Tỷ lệ thu nhập và doanh thu = [lợi nhuận ròng ($ 105,000) ÷ tổng doanh  thu ($ 750,000)] x 100 = = 14% Tỷ lệ giữa số ngày bị ốm và tổng số ngày được trả lương    Đo lường tỷ lệ giữa số ngày bị ốm so với tổng số ngày được trả lương có thể cung cấp cho bạn một dấu hiệu về mức độ hài lòng của nhân viên và vấn đề sức khỏe và các biện pháp bảo hộ an toàn tại nơi làm việc. Một tỷ lệ cao có nghĩa là nhân viên của bạn có thể không hài lòng hoặc bị thương / đau ốm tại nơi làm việc. Nếu ở trường hợp này, bạn nên xem xét một số các hoạt động thúc đẩy tinh thần làm việc hoặc xem lại các vấn đề về sức khỏe và chính sách bảo hộ an toàn tại nơi làm việc của bạn.    Bạn cũng có thể nhìn vào những ngày mà đa số các nhân viên của bạn xin nghỉ ốm. Ví dụ, nếu thường vào ngày thứ hai hoặc thứ sáu (chứ không phải giữa tuần) thì nó có thể phản ánh sự thiếu sự hài lòng về công việc. Tỷ lệ giữa số ngày bị ốm và tổng số ngày được trả lương = (tổng số ngày bệnh ÷ tổng số ngày được trả lương) x 100 Ví dụ về tỷ lệ giữa số ngày bị ốm và tổng số ngày được trả lương    Ví dụ, bạn có thể sử dụng tỷ lệ này có được một dấu hiệu của tinh thần và mức độ an toàn. Quyết định một tỷ lệ phần trăm có thể chấp nhận được tại doanh nghiệp của bạn. Tỷ lệ giữa số ngày bị ốm và tổng số ngày được trả lương = [số ngày bị bệnh (48) ÷ số ngày được trả lương (2640)] x 100 = 1,8% Tỷ lệ sản phẩm lỗi    Tỷ lệ này sẽ giúp bạn đánh giá chất lượng sản xuất của bạn và cho dù chi phí sản xuất hàng hóa của bạn quá cao. Một tỉ lệ cao có thể cho thấy bạn cần phải xem xét quá trình sản xuất của bạn. Tỷ lệ sản phẩm lỗi = tổng số sản phẩm bị loại ÷ tổng số sản phẩm được sản xuất x 100 Ví dụ về tỷ lệ sản phẩm lỗi Ví dụ, bạn có thể sử dụng tỷ lệ này để đo lường hệ thống sản xuất của bạn đang làm việc như thế nào. Mục tiêu của bạn là có thể đạt được một tỷ lệ lỗi ít hơn 1% hoặc 10 sản phẩm bị loại trên tổng số 1.000 sản phẩm được sản xuất. Tỷ lệ sản phẩm lỗi =  [Tổng số sản phẩm bị loại (230) ÷ tổng số sản phẩm được sản xuất (20.000)] x 100 = 1,15% kienthucdoanhnhan.vn Dịch và hiệu chỉnh từ nguyên bản tiếng Anh Nguồn: Thông tin cho doanh nhân, Bang Queensland, Úc